【Windows・Mac対応】名刺管理ソフトおすすめ4選｜PCやスマホ対応も

名刺管理ソフトは、パソコンにソフトを取り込み、スキャナーで名刺を読み込むだけで名刺を一覧化してくれ、見やすいデータで管理してくれます。

人的に紛失してしまう恐れのある名刺をデジタル化することで、個人情報の流出を防ぐことにもつながります。また、取引先の情報が一覧化されることで、誤って営業してしまうというビジネス的なミスも防ぐことができます。

名刺管理ソフトのメリットは、かさばる名刺の保管場所をデジタル化することで、管理をかんたんにしてくれることです。年々溜まっていく名刺は、かさばる以上に探し出すのも大変です。デジタル化すれば、検索ですぐ名刺を発見できるのでとても便利です。

また、社内で名刺管理ソフトを使えば、社員同士でシェアすることもできます。なかにはクラウド対応しているタイプもあり、スマホアプリと連携してどこでも確認することができます。新しいビジネスチャンスに発展する可能性があるかもしれません。

スキャナーと連携しているタイプなら、スキャナーに名刺を読み込むだけで自動的にデータを整理しながら取り込んでくれるタイプもあります。しかしなかには、最初はすべての名刺を手動で入力しないといけないタイプもありますので、購入の際に注意して選びましょう。

また、名刺管理ソフトには「個人向け」と「法人向け」があります。個人向けはほぼ無料のものが多いですが、法人向けになると名刺の数も無数にあるので、利用料が必要になるものもあります。

紙の名刺をスキャンしてデジタル化する「名刺管理ソフト」。管理がしやすくなったり、必要に応じて共有したりできるようになります。また、紙の名刺を管理するスペースを節約できたり紛失を防いだりできます。

この記事では、ITライターの柳谷智宣さんに、名刺管理ソフトを選ぶときのポイントを教えてもらいました。同じ名刺管理ソフトにも少しずつ違う特徴があります。用途に合った使いやすい商品を選びましょう。

ポイントは下記。

【1】法人向けか個人向けかで選ぶ
【2】読み取り方式で選ぶ
【3】クラウド対応しているソフトを選ぶ
【4】外国語の名刺を取り込める対応言語で選ぶ
【5】手持ちのスキャナーに対応しているか確認する
【6】セキュリティを重視して選ぶ
【7】古いOSに対応しているかもポイント

上記のポイントを押さえることで、より欲しい商品をみつけることができます。一つひとつ解説していきます。

名刺管理ソフトには、個人向けと法人向けのものがあります。個人向けの多くは名刺の整理を目的としており、社内の顧客管理システムとの連携や営業システムとの連携には対応していないものがほとんどです。

法人向けの名刺管理ソフトは、名刺の整理以外にも営業の商談情報を履歴として残せたり、取引先の組織ツリーなども表示できたりと、より営業事業に特化した機能が搭載されているものもあります。

クラウドに対応しているかも、効率的な名刺管理には重要です。PCからUSBやWi-Fiを経由してのデータ転送、オプションのクラウドサービスを介したり、Googleコンタクトを用いてデータを同期させられる製品があります。

パソコンだけでなく、外出先でスマホなどからもデータ参照ができれば、より名刺データを活用することができます。名刺データを複数人で共有できるサービスもあり、社内利用においても活躍してくれるでしょう。クラウドに保存可能な名刺データの量はソフトによって違うので、貰う名刺の数を考慮して選んでくださいね。

またスマホのアプリを提供していなくても、データとしてエクスポートすることはできるのでアドレス帳に取り込んだり、エクセルファイルとして管理することも可能です。

名刺データを手持ちのスキャナーで読み込むつもりなら、スキャナーが対応しているかの確認をしておきましょう。公式ホームページなどに、動作確認済みの対応スキャナー一覧が掲載されています。

基本的に大手メーカーのスキャナーは対応していることが多いですが、古いバージョンのものや、あまり知名度がないメーカーのものは対応外の場合があるので注意してください。手持ちのスキャナーが対応外だった場合は、スキャナーがセットになった商品を検討するのもひとつの手です。

名刺には、氏名や住所、勤め先などの大切な個人情報が詰まっています。もし、他人に名刺データを悪用されたりすれば、自分だけでなく企業間の信頼も失いかねません。

セキュリティを重視するなら、データベースをパスワードで保護する機能のついた名刺管理ソフトを選びましょう。名刺データの利用者や使用方法を確認できる「アクセスログ機能」を備えたソフトも販売されています。

WindowsのPCは、XPや2000といった古いOS搭載機が現役であることが少なくありません。最新版のソフトでは動作が保証されていないこともありますので、所有するマシンやOSにあったソフト選びが重要です。

ソフトを選ぶ時は対応OSだけでなく、動作確認がとれている最低スペックの表記などを確認しましょう。最新モデルを買う際はあまり必要ないですが、古い機種に対応したソフトを買う時は、ぜひ意識したいポイントです。

名刺管理ソフトの選び方のポイントをふまえて、ITライターの柳谷智宣さんに選んでもらったおすすめ商品、編集部おすすめ商品をご紹介します。

どのような機能が必要か、OSに対応しているかなどを必ず調べて、作業効率があがる名刺管理ソフトをぜひ見つけてみてくださいね。

Amazonでの名刺管理ソフトの売れ筋ランキングも参考にしてみてください。

※上記リンク先のランキングは、各通販サイトにより集計期間や集計方法が若干異なることがあります。

本記事は、名刺管理ソフトの選び方とおすすめ商品をご紹介しました。いかがでしたか？

名刺スキャンをしてデジタル化することで、社内での管理がラクになったり共有がかんたんになると、仕事効率もアップしていきます。名刺管理ソフトを導入することにより、新しいビジネスチャンスが発見されるかもしれません。フリーソフトもありますが、機能が充実した名刺管理ソフトをぜひ使ってみてくださいね。

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