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名刺管理ソフトおすすめ3選【パッケージ・ダウンロード】スマホ対応も

メディアドライブ『やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0』
メディアドライブ『やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0』

◆本記事はプロモーションが含まれています。
◆本記事は2019年06月11日に公開された記事です。

名刺管理ソフトを使えば、大量の名刺をわかりやすくまとめるだけでなく、企業全体でのDXや個人での仕事に役立てることができます。なかでもSansanが有名ですが、クラウド版やパッケージ版などの商品はほかにもあります。

そこでこの記事では、名刺管理ソフトの選び方とおすすめ商品を紹介します。複数ライセンスやダウンロード版もピックアップ。

後半には、比較一覧表や通販サイトの最新人気ランキングもあるので、売れ筋や口コミとあわせてチェックしてみてください。


目次

名刺管理ソフトとは? 名刺管理ソフトの選び方 名刺管理ソフトのおすすめ3選 【ランキング】通販サイトの最新人気!
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この記事を担当するエキスパート

ITライター
柳谷 智宣
IT・ビジネス関連のライターです。1998年からライターとして、デジタルガジェット、ウェブサービス、コンシューマー製品からエンタープライズ製品まで様々な記事を手掛けています。 ネット詐欺被害を防ぐNPO法人DLISの代表理事を務め、都内に展開する飲食業「原価BAR」やウイスキー販売会社「トゥールビヨン」も経営しており、デジタル好きと経営者の両方の目線で製品やサービスを紹介するのが得意です。

マイナビおすすめナビ編集部

担当:家電・AV機器、PC・スマホ・カメラ
天野 駿太郎

「家電・AV機器」「PC・スマホ・カメラ」カテゴリーを担当する30代編集者。モノを極力持ちたくないミニマリストで、趣味は断捨離。とはいえ、最新ガジェットには興味津々で、多機能な家電に目がない。

名刺管理ソフトとは?

名刺管理ソフトは、パソコンにソフトを取り込み、スキャナーで名刺を読み込むだけで名刺を一覧化してくれ、見やすいデータで管理してくれます。

人的に紛失してしまう恐れのある名刺をデジタル化することで、個人情報の流出を防ぐことにもつながります。また、取引先の情報が一覧化されることで、誤って営業してしまうというビジネス的なミスも防ぐことができます。

名刺管理ソフトのイメージ ペイレスイメージズのロゴ
名刺管理ソフトのイメージ ペイレスイメージズのロゴ

名刺管理ソフトのメリットは?

名刺管理ソフトのメリットは、かさばる名刺の保管場所をデジタル化することで、管理をかんたんにしてくれることです。年々溜まっていく名刺は、かさばる以上に探し出すのも大変です。デジタル化すれば、検索ですぐ名刺を発見できるのでとても便利です。

また、社内で名刺管理ソフトを使えば、社員同士でシェアすることもできます。なかにはクラウド対応しているタイプもあり、スマホアプリと連携してどこでも確認することができます。新しいビジネスチャンスに発展する可能性があるかもしれません。

名刺管理ソフトのデメリットは?

スキャナーと連携しているタイプなら、スキャナーに名刺を読み込むだけで自動的にデータを整理しながら取り込んでくれるタイプもあります。しかしなかには、最初はすべての名刺を手動で入力しないといけないタイプもありますので、購入の際に注意して選びましょう。

また、名刺管理ソフトには「個人向け」と「法人向け」があります。個人向けはほぼ無料のものが多いですが、法人向けになると名刺の数も無数にあるので、利用料が必要になるものもあります。

名刺管理ソフトの選び方

 

紙の名刺をスキャンしてデジタル化する「名刺管理ソフト」。管理がしやすくなったり、必要に応じて共有したりできるようになります。また、紙の名刺を管理するスペースを節約できたり紛失を防いだりできます。

この記事では、ITライターの柳谷智宣さんに、名刺管理ソフトを選ぶときのポイントを教えてもらいました。同じ名刺管理ソフトにも少しずつ違う特徴があります。用途に合った使いやすい商品を選びましょう。

ポイントは下記。

【1】法人向けか個人向けかで選ぶ
【2】読み取り方式で選ぶ
【3】クラウド対応しているソフトを選ぶ
【4】外国語の名刺を取り込める対応言語で選ぶ
【5】手持ちのスキャナーに対応しているか確認する
【6】セキュリティを重視して選ぶ
【7】古いOSに対応しているかもポイント

上記のポイントを押さえることで、より欲しい商品をみつけることができます。一つひとつ解説していきます。

【1】法人向けか個人向けかで選ぶ

名刺管理ソフト ペイレスイメージズのロゴ
名刺管理ソフト ペイレスイメージズのロゴ

名刺管理ソフトには、個人向けと法人向けのものがあります。個人向けの多くは名刺の整理を目的としており、社内の顧客管理システムとの連携や営業システムとの連携には対応していないものがほとんどです。

法人向けの名刺管理ソフトは、名刺の整理以外にも営業の商談情報を履歴として残せたり、取引先の組織ツリーなども表示できたりと、より営業事業に特化した機能が搭載されているものもあります。

【2】読み取り方式で選ぶ

ITライター:柳谷 智宣

ITライター

名刺をパソコンで管理するためには、名刺をスキャンする必要があります。名刺管理ソフトにスキャナが付属していればOKですが、そうでない場合は、手持ちの機材を利用しましょう。

ドキュメントスキャナなら、大量の名刺を簡単に取り込めますし、手間はかかりますが、複合機についているスキャナでも取り込むことはできます。また、デジカメやスマートフォンのカメラで撮影した画像でも名刺を読み込むことができますよ。

導入時に大量の名刺をスキャンするなら、やはりスキャナが欲しいところです。スキャナを持っていないなら、同梱製品を選ぶとよいでしょう。

【3】クラウド対応しているソフトを選ぶ

クラウドのイメージ ペイレスイメージズのロゴ
クラウドのイメージ ペイレスイメージズのロゴ

クラウドに対応しているかも、効率的な名刺管理には重要です。PCからUSBやWi-Fiを経由してのデータ転送、オプションのクラウドサービスを介したり、Googleコンタクトを用いてデータを同期させられる製品があります。

パソコンだけでなく、外出先でスマホなどからもデータ参照ができれば、より名刺データを活用することができます。名刺データを複数人で共有できるサービスもあり、社内利用においても活躍してくれるでしょう。クラウドに保存可能な名刺データの量はソフトによって違うので、貰う名刺の数を考慮して選んでくださいね。

またスマホのアプリを提供していなくても、データとしてエクスポートすることはできるのでアドレス帳に取り込んだり、エクセルファイルとして管理することも可能です。

【4】外国語の名刺を取り込める対応言語で選ぶ

 
ITライター:柳谷 智宣

ITライター

海外の人とも名刺を交換している方は、外国語に対応しているソフトやアプリを選びましょう。

ほとんどのソフトは英語に対応していますが、中国語や韓国語に対応しているかどうかは確認が必要です。スペイン語やイタリア語などの名刺を登録するなら、選択肢がよりしぼられます。

とはいえ、日本語に加えて英語、中国語(簡体・繁体)、韓国語のほかにもノルウェー語やロシア語、スロバキア語まで23言語をサポートする製品もあるので、世界中の人と名刺交換する方でもほぼカバーできるでしょう。

【5】手持ちのスキャナーに対応しているか確認する

スキャナ Pixabayのロゴ
スキャナ Pixabayのロゴ

名刺データを手持ちのスキャナーで読み込むつもりなら、スキャナーが対応しているかの確認をしておきましょう。公式ホームページなどに、動作確認済みの対応スキャナー一覧が掲載されています

基本的に大手メーカーのスキャナーは対応していることが多いですが、古いバージョンのものや、あまり知名度がないメーカーのものは対応外の場合があるので注意してください。手持ちのスキャナーが対応外だった場合は、スキャナーがセットになった商品を検討するのもひとつの手です。

【6】セキュリティを重視して選ぶ

 

名刺には、氏名や住所、勤め先などの大切な個人情報が詰まっています。もし、他人に名刺データを悪用されたりすれば、自分だけでなく企業間の信頼も失いかねません。

セキュリティを重視するなら、データベースをパスワードで保護する機能のついた名刺管理ソフトを選びましょう。名刺データの利用者や使用方法を確認できる「アクセスログ機能」を備えたソフトも販売されています。

【7】古いOSに対応しているかもポイント

ノートパソコンとタブレットとスマートフォン Pixabayのロゴ
ノートパソコンとタブレットとスマートフォン Pixabayのロゴ

WindowsのPCは、XPや2000といった古いOS搭載機が現役であることが少なくありません。最新版のソフトでは動作が保証されていないこともありますので、所有するマシンやOSにあったソフト選びが重要です。

ソフトを選ぶ時は対応OSだけでなく、動作確認がとれている最低スペックの表記などを確認しましょう。最新モデルを買う際はあまり必要ないですが、古い機種に対応したソフトを買う時は、ぜひ意識したいポイントです。

ITライターからのアドバイス

ITライター:柳谷 智宣

ITライター

再利用できるようにデータ化し、きちんと管理しよう

せっかく人と会って名刺を交換しても、机の奥にしまっておくだけでは意味がありません。再利用できるようにデータ化し、きちんと管理しましょう。

重要な人脈のアドレス帳になり、ソフト上からメールを送信できるので手間がかかりません。データ化した名刺を破棄すれば、デスク周りが省スペースにもなります。

大量の名刺をどうにかしたいな、と思ったら、名刺管理ソフトの導入を検討してみましょう。

名刺管理ソフトのおすすめ3選

名刺管理ソフトの選び方のポイントをふまえて、ITライターの柳谷智宣さんに選んでもらったおすすめ商品、編集部おすすめ商品をご紹介します。

どのような機能が必要か、OSに対応しているかなどを必ず調べて、作業効率があがる名刺管理ソフトをぜひ見つけてみてくださいね。

エキスパートのおすすめ

メディアドライブ『やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0』

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ITライター:柳谷 智宣

ITライター

老舗の名管理ソフト! 多言語対応に強みアリ

名刺管理ソフトの老舗(しにせ)がだしている商品です。同梱の専用スキャナーで手軽に名刺をデータ化できるのが特徴。さらに、そのデータをもとに、メールを送信したり地図を表示したり、宛名印刷することも可能です。

とにかく機能が豊富で、様々なアプリやサービスと連携しており、PCでの名刺管理に必要なすべての機能を備えています。スマートフォンアプリにUSBもしくはWi-Fiでデータを転送し、持ち歩くことができます。

さらに、オプションの名刺管理クラウドサービス「名刺ファイリングCLOUD」を利用すれば、ネット上にデータを保管することも可能です。なお、言語は日本語のほかに英語、中国語、韓国語に対応するなど、多言語対応も強みですね。

対応OS Windows10/8.1/7
対応言語 日本語、英語、中国語、韓国語(4言語)
スマートフォン対応 対応
スキャナー付属 付属

対応OS Windows10/8.1/7
対応言語 日本語、英語、中国語、韓国語(4言語)
スマートフォン対応 対応
スキャナー付属 付属

SOURCENEXT(ソースネクスト)『読取革命Ver.16』

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OCR作業が「かんたん認識」で自動化!

「読取革命」は書類のスキャン画像などの文字画像を編集可能なテキストデータに変換するソフトです。

搭載するOCRエンジンの精度の高さには定評があり、企業を中心に多くのユーザーに使われています。 FAXやコピーした文書、手書き文字など低品質文字の認識に強く、英語文書の読み取りにも対応しています。

Ver.15まではPDFファイルに出力する時のみパスワード設定が可能でしたが、Ver.16はアプリケーション起動時にパスワード設定が出来るので、読取革命形式のデータを開ける人を制限でき、個人情報を含んだファイルを扱う時も安心です。

対応OS Windows
対応言語 日本語・英語
スマートフォン対応 対応
スキャナー付属 -

対応OS Windows
対応言語 日本語・英語
スマートフォン対応 対応
スキャナー付属 -

SOURCENEXT(ソースネクスト)『本格読取 5』

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名刺からデータベースも作成できる管理ソフト

「本格読取5」は、スキャナーから直接、または読み込んだ画像ファイルを、文字の編集ができるWordやExcelに変換するソフトです。資料をペーパーレス化したり、名刺からデータベースを作ることもできます。

FAX文書や複写した文書に多いかすれ文字や、解像度が低い画像の文字もしっかり認識できます。また、変換した書類に表組みがある場合、Excelに書き出せば、表組みを自動で作成してくれます。

対応OS Windows
対応言語 日本語・英語
スマートフォン対応 非対応
スキャナー付属 -

対応OS Windows
対応言語 日本語・英語
スマートフォン対応 非対応
スキャナー付属 -

「名刺管理ソフト」のおすすめ商品の比較一覧表

画像 メディアドライブ『やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0』 SOURCENEXT(ソースネクスト)『読取革命Ver.16』 SOURCENEXT(ソースネクスト)『本格読取 5』
商品名 メディアドライブ『やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0』 SOURCENEXT(ソースネクスト)『読取革命Ver.16』 SOURCENEXT(ソースネクスト)『本格読取 5』
商品情報
特徴 老舗の名管理ソフト! 多言語対応に強みアリ OCR作業が「かんたん認識」で自動化! 名刺からデータベースも作成できる管理ソフト
対応OS Windows10/8.1/7 Windows Windows
対応言語 日本語、英語、中国語、韓国語(4言語) 日本語・英語 日本語・英語
スマートフォン対応 対応 対応 非対応
スキャナー付属 付属 - -
商品リンク

※各社通販サイトの 2023年12月14日時点 での税込価格

※各社通販サイトの 2023年12月14日時点 での税込価格

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【ランキング】通販サイトの最新人気! 名刺管理ソフトの売れ筋をチェック

Amazonでの名刺管理ソフトの売れ筋ランキングも参考にしてみてください。

Amazon:OCRソフトランキング

※上記リンク先のランキングは、各通販サイトにより集計期間や集計方法が若干異なることがあります。

【関連記事】名刺関連の情報を確認

【まとめ】目的に沿うソフトで作業効率をアップ

本記事は、名刺管理ソフトの選び方とおすすめ商品をご紹介しました。いかがでしたか?

名刺スキャンをしてデジタル化することで、社内での管理がラクになったり共有がかんたんになると、仕事効率もアップしていきます。名刺管理ソフトを導入することにより、新しいビジネスチャンスが発見されるかもしれません。フリーソフトもありますが、機能が充実した名刺管理ソフトをぜひ使ってみてくださいね。

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