名刺管理ソフトとは？
名刺管理ソフトは、パソコンにソフトを取り込み、スキャナーで名刺を読み込むだけで名刺を一覧化してくれ、見やすいデータで管理してくれます。
人的に紛失してしまう恐れのある名刺をデジタル化することで、個人情報の流出を防ぐことにもつながります。また、取引先の情報が一覧化されることで、誤って営業してしまうというビジネス的なミスも防ぐことができます。
名刺管理ソフトのメリットは？
名刺管理ソフトのメリットは、かさばる名刺の保管場所をデジタル化することで、管理をかんたんにしてくれることです。年々溜まっていく名刺は、かさばる以上に探し出すのも大変です。デジタル化すれば、検索ですぐ名刺を発見できるのでとても便利です。
また、社内で名刺管理ソフトを使えば、社員同士でシェアすることもできます。なかにはクラウド対応しているタイプもあり、スマホアプリと連携してどこでも確認することができます。新しいビジネスチャンスに発展する可能性があるかもしれません。
名刺管理ソフトのデメリットは？
スキャナーと連携しているタイプなら、スキャナーに名刺を読み込むだけで自動的にデータを整理しながら取り込んでくれるタイプもあります。しかしなかには、最初はすべての名刺を手動で入力しないといけないタイプもありますので、購入の際に注意して選びましょう。
また、名刺管理ソフトには「個人向け」と「法人向け」があります。個人向けはほぼ無料のものが多いですが、法人向けになると名刺の数も無数にあるので、利用料が必要になるものもあります。
名刺管理ソフトの選び方
紙の名刺をスキャンしてデジタル化する「名刺管理ソフト」。管理がしやすくなったり、必要に応じて共有したりできるようになります。また、紙の名刺を管理するスペースを節約できたり紛失を防いだりできます。
この記事では、ITライターの柳谷智宣さんに、名刺管理ソフトを選ぶときのポイントを教えてもらいました。同じ名刺管理ソフトにも少しずつ違う特徴があります。用途に合った使いやすい商品を選びましょう。
ポイントは下記。
【1】法人向けか個人向けかで選ぶ
【2】読み取り方式で選ぶ
【3】クラウド対応しているソフトを選ぶ
【4】外国語の名刺を取り込める対応言語で選ぶ
【5】手持ちのスキャナーに対応しているか確認する
【6】セキュリティを重視して選ぶ
【7】古いOSに対応しているかもポイント
上記のポイントを押さえることで、より欲しい商品をみつけることができます。一つひとつ解説していきます。
【1】法人向けか個人向けかで選ぶ
名刺管理ソフトには、個人向けと法人向けのものがあります。個人向けの多くは名刺の整理を目的としており、社内の顧客管理システムとの連携や営業システムとの連携には対応していないものがほとんどです。
法人向けの名刺管理ソフトは、名刺の整理以外にも営業の商談情報を履歴として残せたり、取引先の組織ツリーなども表示できたりと、より営業事業に特化した機能が搭載されているものもあります。
【2】読み取り方式で選ぶ
名刺をパソコンで管理するためには、名刺をスキャンする必要があります。名刺管理ソフトにスキャナが付属していればOKですが、そうでない場合は、手持ちの機材を利用しましょう。
ドキュメントスキャナなら、大量の名刺を簡単に取り込めますし、手間はかかりますが、複合機についているスキャナでも取り込むことはできます。また、デジカメやスマートフォンのカメラで撮影した画像でも名刺を読み込むことができますよ。
導入時に大量の名刺をスキャンするなら、やはりスキャナが欲しいところです。スキャナを持っていないなら、同梱製品を選ぶとよいでしょう。
【3】クラウド対応しているソフトを選ぶ
クラウドに対応しているかも、効率的な名刺管理には重要です。PCからUSBやWi-Fiを経由してのデータ転送、オプションのクラウドサービスを介したり、Googleコンタクトを用いてデータを同期させられる製品があります。
パソコンだけでなく、外出先でスマホなどからもデータ参照ができれば、より名刺データを活用することができます。名刺データを複数人で共有できるサービスもあり、社内利用においても活躍してくれるでしょう。クラウドに保存可能な名刺データの量はソフトによって違うので、貰う名刺の数を考慮して選んでくださいね。
またスマホのアプリを提供していなくても、データとしてエクスポートすることはできるのでアドレス帳に取り込んだり、エクセルファイルとして管理することも可能です。
【4】外国語の名刺を取り込める対応言語で選ぶ
海外の人とも名刺を交換している方は、外国語に対応しているソフトやアプリを選びましょう。
ほとんどのソフトは英語に対応していますが、中国語や韓国語に対応しているかどうかは確認が必要です。スペイン語やイタリア語などの名刺を登録するなら、選択肢がよりしぼられます。
とはいえ、日本語に加えて英語、中国語（簡体・繁体）、韓国語のほかにもノルウェー語やロシア語、スロバキア語まで23言語をサポートする製品もあるので、世界中の人と名刺交換する方でもほぼカバーできるでしょう。
【5】手持ちのスキャナーに対応しているか確認する
手持ちのスキャナーが対応外の場合もあるので、事前にしっかりチェックしておきましょう。
名刺データを手持ちのスキャナーで読み込むつもりなら、スキャナーが対応しているかの確認をしておきましょう。公式ホームページなどに、動作確認済みの対応スキャナー一覧が掲載されています。
基本的に大手メーカーのスキャナーは対応していることが多いですが、古いバージョンのものや、あまり知名度がないメーカーのものは対応外の場合があるので注意してください。手持ちのスキャナーが対応外だった場合は、スキャナーがセットになった商品を検討するのもひとつの手です。
【6】セキュリティを重視して選ぶ
名刺には、氏名や住所、勤め先などの大切な個人情報が詰まっています。もし、他人に名刺データを悪用されたりすれば、自分だけでなく企業間の信頼も失いかねません。
セキュリティを重視するなら、データベースをパスワードで保護する機能のついた名刺管理ソフトを選びましょう。名刺データの利用者や使用方法を確認できる「アクセスログ機能」を備えたソフトも販売されています。
【7】古いOSに対応しているかもポイント
名刺管理ソフトを選ぶときは、動作環境の確認も忘れないようにしましょう。
WindowsのPCは、XPや2000といった古いOS搭載機が現役であることが少なくありません。最新版のソフトでは動作が保証されていないこともありますので、所有するマシンやOSにあったソフト選びが重要です。
ソフトを選ぶ時は対応OSだけでなく、動作確認がとれている最低スペックの表記などを確認しましょう。最新モデルを買う際はあまり必要ないですが、古い機種に対応したソフトを買う時は、ぜひ意識したいポイントです。
ITライターからのアドバイス
再利用できるようにデータ化し、きちんと管理しよう
せっかく人と会って名刺を交換しても、机の奥にしまっておくだけでは意味がありません。再利用できるようにデータ化し、きちんと管理しましょう。
重要な人脈のアドレス帳になり、ソフト上からメールを送信できるので手間がかかりません。データ化した名刺を破棄すれば、デスク周りが省スペースにもなります。
大量の名刺をどうにかしたいな、と思ったら、名刺管理ソフトの導入を検討してみましょう。
名刺管理ソフトのおすすめ6選
名刺管理ソフトの選び方のポイントをふまえて、ITライターの柳谷智宣さんに選んでもらったおすすめ商品、編集部おすすめ商品をご紹介します。
どのような機能が必要か、OSに対応しているかなどを必ず調べて、作業効率があがる名刺管理ソフトをぜひ見つけてみてくださいね。
老舗の名管理ソフト！ 多言語対応に強みアリ
名刺管理ソフトの老舗（しにせ）がだしている商品です。同梱の専用スキャナーで手軽に名刺をデータ化できるのが特徴。さらに、そのデータをもとに、メールを送信したり地図を表示したり、宛名印刷することも可能です。
とにかく機能が豊富で、様々なアプリやサービスと連携しており、PCでの名刺管理に必要なすべての機能を備えています。スマートフォンアプリにUSBもしくはWi-Fiでデータを転送し、持ち歩くことができます。
さらに、オプションの名刺管理クラウドサービス「名刺ファイリングCLOUD」を利用すれば、ネット上にデータを保管することも可能です。なお、言語は日本語のほかに英語、中国語、韓国語に対応するなど、多言語対応も強みですね。
SOHO、中小企業の味方！ 高いOCR精度が魅力
自前のスキャナーやスマートフォンのカメラなどで取りこんだ画像をOCR（読み取った画像から、文字を認識する）処理して、データベースに登録してくれる名刺管理ソフトです。言語は日本語と英語に対応しており、認識モードを切り替えることでOCR処理の精度を高めることができます。
地図検索ソフトと連携して住所を地図で確認できるほか、路線検索ソフトと連携し、訪問先までの道順を検索することも可能です。ランドスケイプの企業情報検索サービス「LBCViewer」に対応しており、企業グループの情報や沿革、資本金、売上高などを確認できます。
社内LANの複数のPC間でデータを共有できるので、SOHOや中小企業での利用に向いています。
各種クラウド連携可能！ 認証言語多めがほしい方に
名刺管理ソフト「Worldcard Ultra Plus」を同梱するUSB接続の名刺スキャナー。「Worldcard Ultra Plus」はWindowsとMacの両対応で、認識言語は24カ国と多く、世界中の人と名刺を交換する方に向いています。
スマートフォンアプリ「WorldCard」に対応しており、GoogleドライブやiCloud、Dropboxなどの各種クラウドサービスを経由して、データを同期可能。外出先で名刺データを確認したい方は要チェックです。
スキャナーは1枚3秒で読み込め、大量の名刺もラクに取り込めます。本体サイズは名刺2枚分なので、出張先での使用にも最適です。
ソースネクスト『本格読取 おまかせ名刺管理3(ダウンロード版）』
複数方式で読み取り！ EVERNOTEとも連携
PFUのドキュメントスキャナ「ScanSnap」やTWAIN（スキャナーからPCに取り込む規格の一つ）対応規格のスキャナーから名刺画像を取りこみ、データ化してくれる名刺管理ソフト。
名刺の文字がかすれていたり、斜体になっている場合でもしっかりと認識してくれます。
入力可能なファイル形式が豊富で、スマートフォンで撮影した画像や画像編集ソフトで作成した名刺画像も取りこめます。
データをクラウドサービス「EVERNOTE」にアップロードする機能も備えており、EVERNOTEユーザーなら外出先でもスマートフォンで名刺情報を確認できます。
安価なダウンロード版なので、とりあえず自分のPCで名刺管理を始めたいという方に向いています。
OCR作業が「かんたん認識」で自動化！
「読取革命」は書類のスキャン画像などの文字画像を編集可能なテキストデータに変換するソフトです。
搭載するOCRエンジンの精度の高さには定評があり、企業を中心に多くのユーザーに使われています。 FAXやコピーした文書、手書き文字など低品質文字の認識に強く、英語文書の読み取りにも対応しています。
Ver.15まではPDFファイルに出力する時のみパスワード設定が可能でしたが、Ver.16はアプリケーション起動時にパスワード設定が出来るので、読取革命形式のデータを開ける人を制限でき、個人情報を含んだファイルを扱う時も安心です。
「名刺管理ソフト」のおすすめ商品の比較一覧表
通販サイトの最新人気ランキングを参考にする 名刺管理ソフトの売れ筋をチェック
Amazonでの名刺管理ソフトの売れ筋ランキングも参考にしてみてください。
※上記リンク先のランキングは、各通販サイトにより集計期間や集計方法が若干異なることがあります。
名刺管理ソフトに関連する記事のご紹介
目的に沿ったソフトを使って作業効率をあげよう
本記事は、名刺管理ソフトの選び方とおすすめ商品をご紹介しました。いかがでしたか？
名刺スキャンをしてデジタル化することで、社内での管理がラクになったり共有がかんたんになると、仕事効率もアップしていきます。名刺管理ソフトを導入することにより、新しいビジネスチャンスが発見されるかもしれません。フリーソフトもありますが、機能が充実した名刺管理ソフトをぜひ使ってみてくださいね。
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IT・ビジネス関連のライターです。1998年からライターとして、デジタルガジェット、ウェブサービス、コンシューマー製品からエンタープライズ製品まで様々な記事を手掛けています。 ネット詐欺被害を防ぐNPO法人DLISの代表理事を務め、都内に展開する飲食業「原価BAR」やウイスキー販売会社「トゥールビヨン」も経営しており、デジタル好きと経営者の両方の目線で製品やサービスを紹介するのが得意です。