【Windows/Mac対応】名刺管理ソフトおすすめ6選｜スマホやクラウド対応も

名刺管理ソフトとは、パソコンにソフトを取り込みスキャナーで名刺を読み込むだけで名刺を一覧化してくれ見やすいデータで管理してくれます。

人的に紛失してしまう恐れのある名刺をデジタル化することで、個人情報の流出を防ぐことにもつながります。また取引先の情報が一覧化されることで、誤って営業してしまうというビジネス的なミスも防ぐことができます。

名刺管理ソフトのメリットは、かさばる名刺の保管場所をデジタルすることで管理を簡単にしてくれることです。年々溜まっていく名刺はかさばる以上に、探し出すのも大変です。デジタル化してしまえば検索ひとつですぐ名刺を発見できるのでとても便利です。

また社内で名刺管理ソフトを使えば社員同士で共有することもできます。なかにはクラウド対応しているタイプもあり、スマホアプリと連携してどこでも確認することができます。新しいビジネスチャンスに発展する可能性もあるかもしれません。

スキャナーと連携しているタイプなら、スキャナーに名刺を読み込むだけで自動的にデータを整理しながら取り込んでくれるタイプもあります。しかしなかには最初はすべての名刺を手動で入力しないといけないタイプもありますので購入の際に注意して選びましょう。

また名刺管理ソフトには個人向けと法人向けがあります。個人向けはほぼ無料のものが多いですが、法人向けになると名刺の数も無数にあるので利用料が必要になるものもあります。

ITライターの柳谷智宣さんに、名刺管理ソフトを選ぶときのポイントを教えてもらいました。同じ名刺管理ソフトにも少しずつ違う特徴があります。用途に合った使いやすい商品を選びましょう。

名刺管理ソフトには個人向けと法人向けのものがあります。個人向けの多くは名刺の整理を目的としており、社内の顧客管理システムとの連携や営業システムとの連携には対応していないものがほとんどです。

法人向けの名刺管理ソフトは名刺の整理以外にも営業の商談情報を履歴として残せたり、取引先の組織ツリーなども表示できたりとより営業事業に特化した機能が搭載されているものもあります。

名刺をパソコンで管理するためには、名刺をスキャンする必要があります。名刺管理ソフトにスキャナが付属していればOKですが、そうでない場合は、手持ちの機材を利用しましょう。

名刺管理ソフトはスキャナだけでなく、スマートフォンやデジカメからも読み取りができるタイプが便利です。大量の名刺には高速で読み込めるスキャナを、1、2枚の名刺には手軽に作業できるスマートフォンを、というように、シーンに合わせた使い分けができます。

クラウドに対応しているかも、効率的な名刺管理には重要です。PCからUSBやWi-Fiを経由してのデータ転送、オプションのクラウドサービスを介したり、Googleコンタクトを用いてデータを同期させられる製品があります。

パソコンだけでなく、出先でスマホなどからもデータ参照ができれば、より名刺データを活用することができます。名刺データを複数人で共有できるサービスもあり、社内利用においても活躍してくれるでしょう。クラウドに保存可能な名刺データの量はソフトによって違うので、貰う名刺の数を考慮して選んでくださいね。

またスマホのアプリを提供していなくても、データとしてエクスポートすることはできるのでアドレス帳に取り込んだり、エクセルファイルとして管理することも可能です。

海外の人とも名刺を交換している方は、外国語に対応しているソフトやアプリを選びましょう。ほとんどのソフトは英語に対応していますが、中国語や韓国語に対応しているかどうかは確認が必要です。スペイン語やイタリア語などの名刺を登録するなら、選択肢がよりしぼられます。

複数言語に対応した名刺管理ソフトのなかには、あらかじめ読み取る言語を設定することで、自動検出の認識率を上げる機能がついたものもあります。再度読み込ませたり、修正したりする手間がかからないぶん、作業の効率化が期待できるでしょう。

名刺データを手持ちのスキャナで読み込むつもりなら、スキャナが対応しているかの確認をしておきましょう。公式ホームページなどに、動作確認済みの対応スキャナ一覧が掲載されています。

基本的に大手メーカーのスキャナは対応していることが多いですが、古いバージョンのものや、あまり知名度がないメーカーのものは対応外の場合があるので注意してください。手持ちのスキャナが対応外だった場合は、スキャナがセットになった商品を検討するのもひとつの手です。

名刺には、氏名や住所、勤め先などの大切な個人情報が詰まっています。もし、他人に名刺データを悪用されたりすれば、自分だけでなく企業間の信頼も失いかねません。

セキュリティを重視するなら、データベースをパスワードで保護する機能のついた名刺管理ソフトを選ぶといいでしょう。名刺データの利用者や使用方法を確認できるアクセスログ機能を備えたソフトも販売されています。

WindowsのPCは、XPや2000といった古いOS搭載機が現役であることが少なくありません。最新版のソフトでは動作が保証されていないこともありますので、所有するマシン、OSにあったソフト選びが重要です。

ソフトを選ぶ時は対応OSだけでなく、動作確認がとれている最低スペックの表記などを確認するといいでしょう。最新モデルを買う際はあまり必要ないですが、古い機種に対応したソフトを買う時はぜひ意識したいポイントです。

うえで紹介した名刺管理ソフトの選び方のポイントをふまえて、ITライターの柳谷智宣さんに選んでもらったおすすめ商品、編集部おすすめ商品を紹介します。アプリと連携した管理やWindows以外にMacにも対応しているソフト、Googleコンタクトユーザに最適なソフトまで、幅広く紹介してもらいました。

Amazonでの名刺管理ソフトの売れ筋ランキングも参考にしてみてください。

※上記リンク先のランキングは、各通販サイトにより集計期間や集計方法が若干異なることがあります。

名刺管理ソフトの記事はいかがでしたか？ かさばる名刺をデジタル化することで社内の仕事効率もアップしそうですね。名刺管理ソフトを導入することにより新しいビジネスチャンスが発見されるかもしれません。フリーソフトもありますが、機能が充実した名刺管理ソフトをぜひ使ってみてくださいね。

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