名刺管理ソフト人気おすすめ3選【パッケージ・ダウンロード】スマホ対応も

名刺管理ソフトは、パソコンにソフトを取り込み、スキャナーで名刺を読み込むだけで名刺を一覧化してくれ、見やすいデータで管理してくれます。

人的に紛失してしまう恐れのある名刺をデジタル化することで、個人情報の流出を防ぐことにもつながります。また、取引先の情報が一覧化されることで、誤って営業してしまうというビジネス的なミスも防ぐことができます。

紙の名刺をスキャンしてデジタル化する「名刺管理ソフト」。管理がしやすくなったり、必要に応じて共有したりできるようになります。また、紙の名刺を管理するスペースを節約できたり紛失を防いだりできます。

この記事では、ITライターの柳谷智宣さんに、名刺管理ソフトを選ぶときのポイントを教えてもらいました。同じ名刺管理ソフトにも少しずつ違う特徴があります。用途に合った使いやすい商品を選びましょう。

ポイントは下記。

【1】法人向けか個人向けかで選ぶ
【2】読み取り方式で選ぶ
【3】クラウド対応しているソフトを選ぶ
【4】外国語の名刺を取り込める対応言語で選ぶ
【5】手持ちのスキャナーに対応しているか確認する
【6】セキュリティを重視して選ぶ
【7】古いOSに対応しているかもポイント

上記のポイントを押さえることで、より欲しい商品をみつけることができます。一つひとつ解説していきます。

名刺管理ソフトには、個人向けと法人向けのものがあります。個人向けの多くは名刺の整理を目的としており、社内の顧客管理システムとの連携や営業システムとの連携には対応していないものがほとんどです。

法人向けの名刺管理ソフトは、名刺の整理以外にも営業の商談情報を履歴として残せたり、取引先の組織ツリーなども表示できたりと、より営業事業に特化した機能が搭載されているものもあります。

クラウドに対応しているかも、効率的な名刺管理には重要です。PCからUSBやWi-Fiを経由してのデータ転送、オプションのクラウドサービスを介したり、Googleコンタクトを用いてデータを同期させられる製品があります。

パソコンだけでなく、外出先でスマホなどからもデータ参照ができれば、より名刺データを活用することができます。名刺データを複数人で共有できるサービスもあり、社内利用においても活躍してくれるでしょう。クラウドに保存可能な名刺データの量はソフトによって違うので、貰う名刺の数を考慮して選んでくださいね。

またスマホのアプリを提供していなくても、データとしてエクスポートすることはできるのでアドレス帳に取り込んだり、エクセルファイルとして管理することも可能です。

名刺データを手持ちのスキャナーで読み込むつもりなら、スキャナーが対応しているかの確認をしておきましょう。公式ホームページなどに、動作確認済みの対応スキャナー一覧が掲載されています。

基本的に大手メーカーのスキャナーは対応していることが多いですが、古いバージョンのものや、あまり知名度がないメーカーのものは対応外の場合があるので注意してください。手持ちのスキャナーが対応外だった場合は、スキャナーがセットになった商品を検討するのもひとつの手です。

名刺には、氏名や住所、勤め先などの大切な個人情報が詰まっています。もし、他人に名刺データを悪用されたりすれば、自分だけでなく企業間の信頼も失いかねません。

セキュリティを重視するなら、データベースをパスワードで保護する機能のついた名刺管理ソフトを選びましょう。名刺データの利用者や使用方法を確認できる「アクセスログ機能」を備えたソフトも販売されています。

WindowsのPCは、XPや2000といった古いOS搭載機が現役であることが少なくありません。最新版のソフトでは動作が保証されていないこともありますので、所有するマシンやOSにあったソフト選びが重要です。

ソフトを選ぶ時は対応OSだけでなく、動作確認がとれている最低スペックの表記などを確認しましょう。最新モデルを買う際はあまり必要ないですが、古い機種に対応したソフトを買う時は、ぜひ意識したいポイントです。

名刺管理ソフトの選び方のポイントをふまえて、ITライターの柳谷智宣さんに選んでもらったおすすめ商品、編集部おすすめ商品をご紹介します。

どのような機能が必要か、OSに対応しているかなどを必ず調べて、作業効率があがる名刺管理ソフトをぜひ見つけてみてくださいね。

Amazonでの名刺管理ソフトの売れ筋ランキングも参考にしてみてください。

※上記リンク先のランキングは、各通販サイトにより集計期間や集計方法が若干異なることがあります。

本記事は、名刺管理ソフトの選び方とおすすめ商品をご紹介しました。

名刺スキャンをしてデジタル化することで、社内での管理がラクになったり共有がかんたんになると、仕事効率もアップしていきます。名刺管理ソフトを導入することにより、新しいビジネスチャンスが発見されるかもしれません。フリーソフトもありますが、機能が充実した名刺管理ソフトをぜひ使ってみてくださいね。

◆Amazonや楽天を始めとした各種アフィリエイトプログラムに参加しており、当記事で紹介している商品を購入すると、売上の一部がマイナビおすすめナビに還元されます。◆記事公開後も情報の更新に努めていますが、最新の情報とは異なる場合があります。（更新日は記事上部に表示しています）◆記事中のコンテンツは、エキスパートの選定した商品やコメントを除き、すべて編集部の責任において制作されており、広告出稿の有無に影響を受けることはありません。◆アンケートや外部サイトから提供を受けるコメントは、一部内容を編集して掲載しています。◆「選び方」で紹介している情報は、必ずしも個々の商品の安全性・有効性を示しているわけではありません。商品を選ぶときの参考情報としてご利用ください。◆商品スペックは、メーカーや発売元のホームページ、Amazonや楽天市場などの販売店の情報を参考にしています。◆レビューで試した商品は記事作成時のもので、その後、商品のリニューアルによって仕様が変更されていたり、製造・販売が中止されている場合があります。